Jak připravit zadání pro firemní event, aby z něj nevznikla jen tabulka položek
- Michal
- 8. 7.
- Minut čtení: 3
Firemní event často začíná jednou větou:
„Potřebujeme udělat akci.“
Někdy je to vánoční večírek. Jindy family day, teambuilding, klientský večer, výročí firmy nebo program pro zaměstnance. A úplně na začátku většinou ještě nikdo přesně neví, jak má akce vypadat.
To je v pořádku.
Horší je, když se zadání začne skládat jen z položek: místo, catering, moderátor, DJ, technika, fotokoutek, rozpočet. Tyhle věci jsou důležité, ale samy o sobě ještě nevytvoří zážitek.
Pokud chcete, aby event fungoval, je dobré si před první poptávkou ujasnit několik základních věcí.
1. Proč se má akce konat?
Tohle je nejdůležitější otázka. A často se přeskočí.
Důvodem může být poděkování zaměstnancům, oslava výročí, posílení vztahu s klienty, představení nového produktu, propojení týmu nebo prostě potřeba vytvořit společný zážitek mimo běžný pracovní provoz.
Každý důvod vede k jinému typu akce.
Večírek pro zaměstnance má jinou atmosféru než galavečer pro klienty. Family day má jiný rytmus než konference. Teambuilding má jiný cíl než vánoční setkání.
Když nevíme, proč se akce koná, velmi rychle sklouzne do univerzálního programu, který sice proběhne, ale nikdo si z něj moc neodnese.
2. Kdo na akci přijde?
Nestačí znát jen počet hostů. Důležité je vědět, kdo ti lidé jsou.
Budou to zaměstnanci? Management? Obchodní partneři? Rodiny s dětmi? Klienti ze zahraničí? Lidé, kteří se znají každý den z práce, nebo hosté, kteří se potkají poprvé?
Podle toho se mění program, tempo, moderace, jazyk, hudba, výběr prostoru i forma zapojení hostů.
Akce pro 150 zaměstnanců výrobní firmy může potřebovat úplně jinou energii než event pro 150 obchodních partnerů v hotelovém sále. Stejné číslo, úplně jiný svět.
3. Jaký pocit má po akci zůstat?
Tohle je otázka, která pomáhá dostat event z tabulky do příběhu.
Má host odcházet s pocitem, že firma je silná a sebevědomá?Že si zaměstnanců opravdu váží?Že zažil něco nečekaného?Že se potkal s kolegy jinak než v kanceláři?Že značka má styl, odvahu nebo lidskost?
Dobrý event nemusí být složitý. Ale měl by mít emoci.
Někdy stačí jeden silný moment. Překvapivý vstup do prostoru. Dobře zvolená hudba. Moderátor, který drží večer pohromadě. Téma, které se netváří jako dekorace, ale skutečně vede celý program.
4. Kde se má akce konat?
Prostor není jen adresa. Prostor zásadně ovlivňuje celý event.
Jinak se plánuje akce v hotelu, jinak ve firemní centrále, jinak v obchodním centru, jinak ve výrobním areálu a jinak venku.
U prostoru je dobré vědět:
kolik lidí se má reálně vejít,
odkud budou hosté přicházet,
kde bude program,
kde bude catering,
jak funguje technické zázemí,
kudy přijede produkce,
kolik času je na instalaci,
co prostor dovolí a co naopak komplikuje.
Některá místa vypadají na první pohled ideálně, ale produkčně jsou složitá. Jiná naopak nepůsobí eventově vůbec, ale při dobrém konceptu z nich může vzniknout silný zážitek.
5. Jaký je rozpočet?
Rozpočet není nepříjemná otázka. Je to orientační rámec, který pomáhá navrhnout akci realisticky.
Když agentura nezná rozpočet, může připravit návrh, který je krásný, ale úplně mimo možnosti klienta. Nebo naopak příliš opatrný.
Rozpočet neznamená, že se musí celý utratit za každou cenu. Znamená, že se dá rozhodnout, co má být hlavní hodnota akce.
Někdy má smysl investovat víc do atmosféry a dekorací. Jindy do programu. Jindy do techniky, moderace, prostoru nebo zážitku pro děti. Dobrý koncept nevzniká tím, že se přidá co nejvíc položek, ale tím, že se správně vyberou ty podstatné.
6. Co už víte a co zatím nevadí nevědět?
Nemusíte přijít s hotovým scénářem. Od toho je eventová agentura.
Na začátku stačí znát základ:
typ akce,
přibližný počet lidí,
termín nebo období,
místo nebo město,
cílovou skupinu,
důvod akce,
rozpočet nebo alespoň jeho rámec,
pocit, který má po akci zůstat.
Z toho už se dá postavit první koncept.
Není potřeba mít vymyšleného moderátora, kapelu, dekorace ani přesný program. Důležitější je vědět, proč se akce koná a pro koho má být.
Nejlepší zadání není nejdelší. Je to to nejupřímnější.
Některá zadání mají deset stran, ale stejně neříkají, co má event způsobit.
A někdy stačí krátká věta:
„Chceme, aby naši lidé po náročném roce cítili, že si jich vážíme.“
To je silnější než seznam atrakcí.
Protože od takové věty se dá začít tvořit akce, která nebude jen provozně zajištěná, ale bude mít důvod, atmosféru a příběh.
Co si tedy připravit před poptávkou?
Než oslovíte eventovou agenturu, zkuste si odpovědět na těchto sedm otázek:
Proč akci pořádáme?
Kdo na ni přijde?
Jaký pocit má po akci zůstat?
Kde nebo v jakém městě se má konat?
Kolik lidí očekáváme?
Jaký máme rozpočet nebo rozpočtový rámec?
Co už víme a s čím potřebujeme pomoct?
Když tyto odpovědi máte, event se nezačne skládat jako nákupní seznam. Začne vznikat jako zážitek.
A přesně v tom je rozdíl mezi akcí, která jen proběhne, a eventem, ke kterému se lidé v hlavě vrátí.
Podívejte se na již hotové varianty programů na www.eventfabrika.cz .
Komentáře