Interní organizace firemního večírku: Proč to pro HR manažery bývá cesta do pekla?

Představte si následující scénář: Je konec léta nebo začátek podzimu a na poradě vedení padne zdánlivě jednoduché zadání: „Letos musíme udělat opravdu pořádný vánoční večírek. Něco originálního. Máš to na starosti.“

Tento úkol obvykle přistane na stole HR manažerky, asistentky vedení nebo marketéra. Člověka, který má už tak dost své běžné práce. Na první pohled to zní jako zábavný projekt – vybírat jídlo, hudbu a ladit dekorace.

Jenže realita organizace firemního eventu svépomocí se velmi rychle mění v noční můru plnou stresu, tabulek v Excelu a bezesných nocí. Proč tomu tak je a v jakých momentech se z radosti stává čisté vyčerpání?

1. Past jménem „tohle přece zvládnu vyřešit po večerech“

Prvním kamenem úrazu je podcenění časové náročnosti. Naplánovat akci pro 50, 150 nebo dokonce 300 lidí není projekt na dvě odpoledne. Vyžaduje to desítky hodin čistého času:

• Obvolávání a poptávání lokací (které jsou v Praze i Brně na ty nejlepší termíny rozebrané už v květnu).

• Slaďování harmonogramu deseti různých dodavatelů (catering, DJ, moderátor, technika, dekorace).

• Nekonečné vyjednávání o rozpočtu a schvalování každé drobnosti s vedením.

Výsledek? Běžná agenda zaměstnance stojí, kupí se mu práce a místo kreativního vymýšlení programu tráví večery psaním e-mailů o tom, zda má být na rautu bezlepková varianta tataráku.

2. Technický Babylon: Když si nerozumíte s dodavateli

Můžete mít skvělý vkus a jasnou představu o tom, jak má stage vypadat. Jenže pak přijde na řadu technické zajištění. Když se vás zvukař zeptá na příkony, typy mikrofonů, rozměry konstrukce na světla nebo požadavky na backline pro kapelu, většina lidí mimo obor začne tápat.

Pokud techniku podceníte, na místě zjistíte, že jističe v pronajatém sále neutáhnou kávovar a světla zároveň, nebo že moderátorovi vypadává mikrofon, protože frekvence koliduje s bezdrátovou sítí v budově. Tento technický stres na místě je přesně to, co organizátorovi zničí celý večer.

3. Syndrom „neviditelného hasiče“ na samotné akci

Největší trest za organizaci svépomocí přichází v den D. Místo toho, aby si organizátor oblékl společenské šaty, dal si welcome drink a bavil se s kolegy, stává se z něj vystresovaný koordinátor s telefonem neustále u ucha.

Celý večer pak vypadá takto:

• 17:30 – Kapela má zpoždění na D1 a nestíhá zvukovku.

• 18:15 – Catering dovezl studené předkrmy.

• 19:00 – Šéf chce posunout svůj projev o 15 minut dřív, ale moderátor je zrovna v šatně.

• 22:00 – Hosté si stěžují, že u fotokoutku došel papír.

Místo oslavy úspěšného roku prožije interní organizátor večer v permanentní křeči. Domů odchází vyčerpaný s pocitem, že už nikdy nechce nic podobného organizovat.

Kdy se vyplatí říct dost a delegovat?

Event sice můžete poskládat jako skládačku z různých dodavatelů, ale bez někoho, kdo drží celkovou dramaturgii a technickou režii, hrozí, že se koncept rozpadne.

Profesionální eventová agentura nevstupuje do procesu proto, aby vám akci prodražila, ale aby vám vrátila klid a garantovala výsledek.

• Zkušenosti z praxe: Agentura ví, jaké prostory v Praze, Brně či jiných městech reálně fungují a jaké mají skryté háčky (např. problematické parkování, drahé stěhování techniky do patra).

• Jedna faktura, jedna zodpovědnost: Nemusíte řešit smlouvy s deseti dodavateli. Komunikujete s jedním projekťákem, který ručí za to, že vše klapne. Na něm je celá organizace firemního večírku.

• Bezchybná produkce na místě: V den akce je na place produkční tým, který řeší nečekané situace za oponou, zatímco vy si můžete užít večírek společně se svými kolegy.

• 
  

Eventy s příběhem a bez stresu - organizace firemního večírku

V profiEVENT se plánováním firemních večírků, konferencí a teambuildingů zabýváme už od roku 2000. Za tu dobu jsme zažili snad všechny technické i logistické výzvy, které vás mohou potkat – a víme, jak jim předcházet.

Nenechávejte organizaci letošního večírku na bedrech svých přetížených kolegů. Pojďme společně vytvořit originální koncept s příběhem, kde se o kompletní realizaci, techniku, program a hladký průběh postaráme my.

Napište nám a užijte si svůj večírek konečně bez stresu.

Vyberte si z našich hotových nabídek na eventfabrika.cz .

Podívejte se na firemní večírek v našem provedení.

Jukněte na naše pojetí Vánočního večírku.